PLAN DE MEJORAMIENTO

PLAN DE MEJORAMIENTO













Informe presentado a la Contraloría General de la República

Entidad : ICETEX

Representante Legal : MARTA LUCIA VILLEGAS BOTERO

NIT : 899999035-7
Periodo informado 2007

Fecha de suscripción

23-JULIO DE 2008
No.
Código del Hallazgo
Descripción del Hallazgo (No más de 50 palabras)
CAUSA
EFECTO
Tipo de Hallazgo
Acción correctiva
Objetivo
Descripción de las Metas
Unidad de medida de las Metas
Dimensión de la meta
Fecha iniciación Metas
Fecha terminación Metas
Plazo en semanas de las Metas
Avance físico de ejecución de las metas
Porcentaje de Avance fisico de ejecución de las metas
Puntaje Logrado por las metas (Poi)
Puntaje Logrado por las metas Vencidas (POMVi)
Puntaje atribuido metas vencidas
Area Responsable
1
2003002
Atención Quejas: Se presentan debilidades, relacionadas con la atención a las quejas y reclamos de los quejosos, se presenta fallas en la información y direccionamiento en la atención que se le dá a los usuarios, sobre el manejo y aprobación de los créditos, liquidación de intereses, giros y cruce de información con las universidades, situaciones que han conllevado al incremento de las acciones de tutela.En el año 2007 se presentaron 376 tutelas contra la entidad, de las cuales 216 son por derechos de petición y 93 por habeas data y buen nombre, lo cual representa el 82.2% de total de las tutelas.
Demora e impresicón en la atención a los usuarios.
Falta de control, de seguimiento y de actualización de la información. Lo que conlleva al incremento en las acciones de tutela.
A
Teniendo en cuenta que el Portal de Internet, es el principal canal de informaciòn y atenciòn a los usuarios, debido a su cobertura; toda vez que en cada computador existe una Oficina del ICETEX . Se va ha desarrollar lo siguiente: 1. Desarrollar campaña de mejoramiento del servicio a través de la página Web. Garntizando fàcil acceso e informaciòn actualizada a los Usuarios , sobre sus crèditos . Asì mismo, se dispondrà de un indicador sobre la satisfacciòn de las respuestas a la informaciòn, quejas y reclamos de los Usuarios, por lo tanto se determina la siguiente acciòn correctiva. 2. Ejercer control en la información suministrada a los usuarios.
1. Facilitar el acceso en la pagina web con información actualizada, de fácil comprensión y navegación. 2. Monitorear en los canales de atención personalizada y virtual, en forma aleatoria la calificación del indicador de satisfacciòn por parte de los usuarios.
1. Un diseño de mapa de navegación que facilite al usuario el acceso a la informaciòn de la Entidad. 2. Mediciòn del Indice de satisfacción del clientes por canal ( virtual y personalizada), con el fin de generar acciones de mejoramiento.
1.Un documento de diseño de mapa de navegaciòn, el cual se aplicarà a la pàgina WEB 2. Un indicador de mediciòn de satisfacciòn al cliente segùn muestra definida, para el canal virtual y canal personalizado.
2
1/7/2008
31/12/08
26.14





Oficina Comercial y de Mercadeo
2
1803003
Terrenos y Edificios: Los inventarios de terrenos y edificios a 31 de diciembre de 2007, la Coordinación de Recursos Físicos los tiene registrados con el valor histórico, y no están actualizados con el último avalúo realizado por el Icetex en el año 2007, por $10.041.4 millones, siendo este monto el que dejó de registrarse, lo cual da lugar a que no se tenga un control adecuado sobre los inventarios. Por cuanto no se hacen los cruces respectivos entre esta Coordinación y Contabilidad.
Diferencia entre los aplicativos de contabilidad y la Coordinaciòn de Recursos Fisicos.
Efectuar seguimiento de su registro en la Coordinación de Recursos Físicos.
A
Se solicitará con la empresa que presta el servicio de soporte CEMOVA, para que cree el campo de avalúo
Tener registrado en el aplicativo de activos fijos el valor del ultimo avalúo efectuado a los inmuebles de propiedad del ICETEX
El aplicativo de Activos Fijos contará con el campo de registro de avalúo.
Proceso de registro del valor de avalúo de cada inmueble del ICETEX
1
01/07/08
31/12/08
26.14





Secretaría General-Recursos Fisicos
3
1405100
Información Contractual : Se evidenció que la información entregada, no incluía 229 contratos sin formalidades plenas, por $859.3 millones, cifra que corresponde al 79.8% de las órdenes de servicios. Lo anterior obedece a que la entidad, no ejerce control y seguimiento adecuado en el manejo de registros de los números consecutivos de los contratos, como es el caso del libro de órdenes de servicio que se lleva en forma manual, con enmendaduras e imprecisiones; el manejo archivístico de las mismas y se presentan deficiencias en el manejo de las bases de datos.
Incumplimiento de la aplicacipón normativa de el manejo de archivos, inadecuado control en el libros de registro de contratación.
Deficiente seguimiento, control y supervisión contractual
A
para el control y seguimientode las ordenes de servicio y demas contratos que celebre la entidad se lleva en una sola base de datos bajo el control de la Coordinación del Grupo de Contratación y manejada por un solo funcionario
Desarrollar el proyecto de adquisiciòn de un software, que se encargarà del registro y seguimiento de toda la contrataciòn de la Entidad.
Llevar un control de toda la contrataciòn, a travèz de la base de datos
Llevar un control de toda la contrataciòn, a travèz de la base de datos
1
01/08/08
31/10/08






Secretaría General-Grupo de Contrataciòn
4
1404004
Aportes de salud y pensión : En los contratos Nos. 22, 55, 68, 78, 126 y 146, los aportes en salud y pensión no se hicieron sobre Ingreso Base Cotización - IBC mensualizado devengado por el contratista, estas diferencias no fueron informadas por el contratante a la EPS, ni a los entes de control, acorde a la ley. Lo anterior contraviene la Ley 789 de 2002, art. 50; Decreto 1703/02 artículo 23 y Circular Conjunta 001 de 2004 de los Ministerios de Protección Social y Hacienda, generando una presunta falta disciplinaria de conformidad con el artículo 34 numeral 1 y artículo 50 de la Ley 734 de 2002.Por otra parte con ocasión de la observación de la CGR, la entidad requirió a los contratistas los cuales cancelaron las sumas dejadas de aportar, como se evidencio en los contratos Nos. 04, 16, 50, 89 y 90.
Falta de supervisión, control, seguimiento y aplicación de la ley
Evación y elución de aportes al sistema se seguridad social.
A D
El manual de contratación contempla en el capitulo Quinto articulo 18 del Manual de Contratación del ICETEX, sobre “EJECUCION DE LOS CONTRATOS”, la obligaoriedad de que los contratistas acrediten que se encuentran a día en el pagom de los aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, asi como los propios del SENA, ICEBF y cajas de Compensación Familiar, de conformidad con el decreto 4982 de 200, ley 797 de 2003, los cuales estan soportados en el expediente unico de contratación
Cumlimiento por parte de los contratistas de los pagos de seguridad social ., conforme lo determinado por la Ley
Implementar por parte de los supervisores o interventores, controles sobre los pagos de seguridad social, requiriendo fotocopia de los mismos , los cuales se anexaràn al expediente ùnico de cada contrato
Circular por parte de la Secretaria General de fecha 30 de enero de 2008, requiendo a lossupervisores o interventores, el cumplimiento de sus funciones en la verificación y soporte depago delos aportes fiscales y parafiscales por parte del contratista expediente unico de contratación
1
30/07/08
31/12/08


Secretaría General-Grupo de Contrataciòn
5
1601100
Entradas a almacén : Los bienes adquiridos con las órdenes de compra Nos. 53 y 58, no tienen registro de ingreso a almacén, es de precisar que entre las funciones del almacén esta custodiar, manejar, entregar y controlar la existencia de los bienes y elementos devolutivos o de consumo adquiridos por la entidad, bien sea como provisión en existencia o los que van a ser distribuidos a las dependencias que los requieran.
Falta de control de inventarios
Descontrol de lo inventarios, que puede conllevar a perdidas de elementos.
A
Registrar el ingreso y salida en el aplicativo de activos fijos las compras de material publicitario de la entidad en su carácter de Entidad Finenciera Especial
Controlar el ingreso y salida del material publicitario.
Obtener el registro de ingreso y salida de todas las compras de material publicitario de la entidad.
reporte
1
01/07/08
01/07/08
0.00
100%
100%



Secretaría General-Recursos Fisicos


6
1405100
Archivo de Documentos: En la revisión de las carpetas de los contratos no se encontraron archivados los documentos soportes de la fase de ejecución, los expedientes carecen de índices, tablas de retención documental, no están centralizados, ni existe un expediente único por cada contrato, las carpetas carecen de rótulos, foliación y marcas situación que dificulta su identificación y revisión.
Lo anterior debido a falta de gestión documental.
Ausencia de control en documentación fundamental para el cumplimiento Misional
Ejecutar el Proyecto de Gestión documental de acuerdo con el Contrato 160 de 2007, en lo concerniente a los archivos de gestiòn
Desarollar los procesos archivísticos aplicables segùn el Acuerdo 042 de 2002 del AGN, para el archivo de Gestión .
Inventario en Estado Natural del Archivo
Listado de inventario
1
01/06/08
30/09/08






Secretaria General - Grupo de Archivo y Correspondencia
Dos Circularizaciónes ca a los supervisores, sobre el cumplimiento del art.18 literal d) y art. 21 del Manual de contratación expedido el 22 de febrero de 2008
Circulares
2
01/06/08
30/12/08

















7
1801004
Conciliaciones bancarias: A 31 de diciembre de 2007, el ICETEX presenta partidas conciliatorias pendientes de legalizar y contabilizar por concepto de notas débitos; consignaciones que figuran en contabilidad y no en extractos; debitos que figuran en extracto y no en contabilidad, entre otras por $142.097 millones. Correspondientes a los años 2003, 2004, 2005, 2006 y 2007, que sobreestiman los bancos y subestiman la Cartera. Igualmente consignaciones y Notas Créditos, por $172.471 millones que subestiman el efectivo y sobrestiman la Cartera. Asimismo, a 31 de diciembre de 2007 existen dos cuentas conciliatorias, la número 19960101 (115051161) con un saldo débito de $1.205 millones y la No. 299603 (1115051162) con saldo crédito por $1.959 millones, correspondiente a saldos de las cuentas de saneamiento Contable, teniendo en cuenta que el ICETEX reversó cifras sometidas a saneamiento contable al disponible, de acuerdo a la Circular Externa No. 064 de 2006, razón por lo cual no se entiende la existencia de esta cuenta. Lo anterior crea una incertidumbre por $754 millones, en esta cuenta y el Patrimonio. Diferencias éstas que se han mantenido de vigencias anteriores, que hacían parte del Saneamiento contable; y que fueron reversadas a bancos teniendo como base la Circular Externa 064 de 2006, lo que crea una subestimación y sobreestimación en los estados financieros, en esta cuenta. Por lo anterior la entidad en su gestión administrativa no completó la depuración de la información contable, para la culminación del proceso de saneamiento, de acuerdo con lo establecido en la Ley 716 de 2001, prorrogada por la Ley 863 de 2003, a fin de adelantar la depuración contable en procura de organizar, autorizar y realizar los registros contable que permitirá revelar en forma fidedigna la realidad económica, financiera y patrimonial en los estados contable del ente publico.
Diferencia Débitos y créditos entre las conciliaciones banacarias y los extractos Bancarios de años anteriores del ICETEX.
Por falta de contabilización de notas débitos, se origino Sobreestimación.Igualmente notas Créditos , originando subestimación y partidas conciliatorias, originando incertidubre.
A
Para la depuración de las partidas conciliatorias del año 2006 y años anteriores, se estableció un procedimiento que consiste básicamente en: analizar cada partida conciliatoria, establecer los conceptos de dichas partidas y solicitar a la tesorería los soportes; para tal efecto, ésta solicita al área fuente o a la entidad financiera tales soportes, con los cuales contabilidad determina el concepto al que pertenece y efectúa el ajuste correspondiente en el aplicativo financiero, actualiza la provisión si es el caso y genera en el informe mensual de partidas conciliatorias el avance del tema. Debemos mencionar que actualmente se tiene regularizado el proceso con la elaboración mensual de las conciliaciones bancarias, el establecimiento de las partidas conciliatorias, solicitando los soportes y efectuando el ajuste máximo en los dos meses siguientes al corte respectivo.
Regularizar las partidas conciliatorias de años anteriores al 2006; las que se generen a partir de 2008, en los dos meses siguientes al corte respectivo.
No presentar en las conciliaciones bancarias partidas conciliatorias mayores a 90 días.
Proceso de depuración de partidas conciliatorias mayor a 60 días, incluidas las de años anteriores.
1
01/08/08
31/12/08
21.71




Vicepresidencia FinancieraDirección de Contabilidad Dirección de Tesorería
8
1803002
Vehículos: La Cuenta No. 1830 – Vehículos presenta a 31 de diciembre de 2007 un saldo por $296 millones, y el reportado por la Coordinación de Recursos Físicos por $360 millones, estableciéndose una subestimación de $64 millones. Por Reclasificación y ajustes en esta cuenta . Presentando una subestimación en la cuenta vehículo y patrimonio en igual cuantía.
Diferencias entre la Coordinaciòn de Recursos Fisicos y el Departamento de Contabilidad.
Por confrontación entre aplicativos de contabilidad y Coordinación de Recursos Físicos , originandose una Subestimación.
A
Conciliar mensualmente los registros incorporados en los aplicativos de recursos físicos y contabilidad correspondientes a vehículos del Instituto, efectuando el análisis y los ajustes pertinentes.El hallazgo está subsanado desde antes de que la Contraloría presentara el informe final de auditoria. Lo anterior se evidencia en el registro total de los vehículos del ICETEX en los estados financieros distribuidos en las cuentas 1830 y 19901506 (esta cuenta corresponde a automóviles y no a equipo de transporte). Igualmente es importante aclarar que la Superintendencia Financiera mediante la resolución 3600 de 1988, establece que en la cuenta 1990 "Diversos" se deben registrar los bienes que por cualquier circunstancia han sido retirados del servicio, los cuales no son susceptibles de depreciación; pero no ha establecido cuenta contable alguna para el control independiente de la depreciación cuando estos se trasladan al Almacén. Así mismo ocurre con las normas expedidas por la Contaduría General de la Nación y el Decreto 2649, que no determinan un registro contable independiente para el control de la depreciación de bienes muebles en bodega. No obstante el aplicativo que administra los bienes del Instituto controla el valor por dicho concepto.
La Información contenida en el aplicativo de recursos físicos sea igual a la registrada contablemente, en relación con los vehículos.
Mantener conciliados y depurados los rubros de vehículos.
Proceso de conciliación entre el aplicativo de recursos físicos y los registros contables, de los rubros de vehículos.
1
1/7/2008
31/7/2008
4.29




Vicepresidencia FinancieraDirección de ContabilidadCoordinador de Recursos Fisicos
9
1803001
Propiedad Planta y Equipo: En la Cuenta 18- Edificios figuran trece (13) oficinas por $118 millones, sin ser legalizadas sus ventas realizadas por el martillo del Banco Popular, lo cual crea una sobrestimación en la cuenta Propiedad Planta y Equipo- Edificios y Patrimonio. Igualmente la cuenta No. 1995 Valorizaciones y la No. 3415 Superávit por valorización- Patrimonio en $546 millones, por el registro de las trece (13) oficinas vendidas por el Martillo del Banco Popular, igualmente la Cuenta No. 1895 Depreciación Acumulada se encuentra sobreestimada y la Cuenta No. 3135- Patrimonio subestimada en $46 millones.
No obstante que estos bienes se encontraban vendidos por el martillo del Banco Popular, no se le ha dado de baja en el departamento de contabilidad.
Falta de legalización en las ventas de inmuebles se origina una subestimación en la cuenta.
A
Seguimiento perídico de las legalizaciones de las ventas de bienes inmuebles cuando existen anticipos.
Gestionar la legalización de los bienes inmuebles vendidos, de los cuales se hayan recibidos anticipos.
Que se haya gestionado la legalización de todos los bienes vendidos cuyo reporte de anticipo se haya recibido a los 90 días.
Proceso de bienes no gestionados para su legalización del reporte enviado.
1
01/08/08
31/12/08
21.71





Vicepresidencia FinancieraDirección de ContabilidadCoordinador de Recursos Fisicos
10

Equipo de Computador: En la cuenta 1825 Equipo de Computador, reportan un saldo a 31/12/06 por $9.476.9, millones, durante el año 2007 tuvo compras por $1.441.1millones, menos ajustes y/o reclasificaciones por $2.507 millones, para llegar a un saldo de $4.696.6 a 31/12/07, que al ser requerida la entidad por el valor de $6.221, aportó los documentos soportes que justificaron la suma de $3.714 millones correspondientes a ajustes, reclasificaciones y castigo de la mencionada cuenta. De igual manera se relacionan unos débitos por $192.8 millones y créditos por $4.255.4 millones para llegar al saldo final del 31 de diciembre de 2007 de $4.685.8 millones, existiendo una diferencia de $10.8 millones, de un ajuste de cable de transmisión que faltaba en el saldo a 30 de septiembre de 2007; mediante acta del 18 de diciembre de 2007 en la cual se determinaron unos faltantes de bienes físicamente, no estableciéndose las causas que dieron origen entre el aplicativo de inventarios- recursos físicos y de contabilidad, constituyendo un faltante de bienes por $2.507 millones.
Por falta en la toma de inventarios fisicos contra el aplicativo COMEVA de la Coordinaciòn de Recursos Fìsicos.
Por falta de documentos soportes que justifiquen las reclasificaciones y ajustes en cuantía de $2.507 millones, se origina una incertidumbre en esta cuenta.
A
Conciliar mensualmente los registros incorporados en el aplicativo de recursos físicos y la contabilidad correspondiente al equipo de cómputo del Instituto, efectuando el análisis y los ajustes pertinentes.El hallazgo fue subsanado desde antes de la presentación del informe final de la Auditoria por parte de la Contraloría teniendo en cuenta que los comprobantes contables fueron revisados por la Dra. Catalina Rodríguez integrante del equipo auditor, con los cuales concluyó que no existía diferencia alguna en dicho rubro a 31 de diciembre de 2007. Según el anexo remitido a la Comisión en memorando VFN 4200-360 del 16 de julio de 2008, los cuales se encuentran en los folios 7, 8, y 9..
La Información contenida en el aplicativo de recursos físicos sea igual a la registrada contablemente, en lo que se refiere a equipo de cómputo.
Mantener conciliados y depurados los rubros de equipo de computador
Proceso de conciliación entre el aplicativo de recursos físicos y los registros contables, de los rubros de equipo de cómputo.
1
1/7/2008
31/7/2008
4.29




Vicepresidencia FinancieraDirección de ContabilidadCoordinador de Recursos Fisicos
11
1701007
Saldos Pendientes de Depurar: A 31 de diciembre la cuenta 279595 – Otros Pasivos, registra una serie de partidas por $15.062 millones, correspondiente a recaudos en bancos pendientes por aplicar a la Cartera, que se ha acumulado durante varias vigencias, los cuales se mantienen hasta que el usuario presenta el reclamo correspondiente por la no aplicación de sus pagos, lo anterior genera Sobreestimación sobre el saldo de esta cuenta, de igual manera en la cuenta Cartera.
Saldos acumulados de anteriores vigencias, por falta de precisión en los recibos de consignación, y conciliaciones bancarias atrasadas
Sobreestimación de saldos en los estados Contables, perdiendo veracidad en los mismos.
A
Gestionar con las áreas fuentes de la información y con los bancos, los soportes que permitan aclarar el origen de todas las partidas que están pendientes de aplicar y registrar los ajustes pertinentes sobre los cuales se tenga plena identificación de su origen. Es importante mencionar, que no todas las partidas pueden ser depuradas por la falta de entrega de soporte o claridad del mismo; para tal efecto la Superintendencia Financiera ordena que dichas partidas deben permanecer en cuentas del pasivo hasta su reclamación como mínimo 20 años; sin embargo, para el mejoramiento de dichos procesos se implementó la herramienta del "recibo único" el cual le permite a los usuarios utilizar los conceptos pertinentes a la consignación que realiza, evitando la generación de partidas, es decir, este hallazgo se debe medir en el numero de partidas gestionadas con los bancos o con las áreas fuente
Aclarar partidas pendientes con base en los soportes obtenidos de las áreas fuente y de los bancos. A las partidas que no fuere posible aclarar, se aplicará lo establecido por la Superintendencia Financiera.
Número de partidas gestionadas para obtener soportes con las áreas fuente de la información y/o bancos y poder registrar su depuración.
Número de partidas gestionadas.
6.69
01/08/08
31/12/08
21.71




Vicepresidencia FinancieraDirección de ContabilidadDirección de Tesorería y áreas fuente de la información.
12
1701100
Saldos Pendiente de Conciliar: Existe una diferencia pendiente de conciliar entre Contabilidad y la aplicación de cartera de crédito por $4.769 millones, contabilizada en la cuenta 259595- Otras Cuentas por Pagar; generando incertidumbre en Cuentas por Pagar y Cartera - Deudores.
El Icetex administra la cartera en archivos planos, lo cual no es suficiente ni la herramienta idonea para manejarla
Falta de calidad en la información financiera.
A
1) Adecuar el aplicativo de cartera de créditos C&CTEX, el cual administrará la totalidad de la cartera de la Entidad y realizará los reportes automáticos de información a la contabilidad.2) Realizar las pruebas correspondientes al aplicativo C&CTEX.3) Migrar posteriormente la totalidad de la información de la cartera al aplicativo C&CTEX.4) Realizar el análisis de la información migrada al nuevo aplicativo.5) Y realizar los ajustes contables pertinentes.
Realizar el ajuste contable de la diferencia.
Realizar las pruebas al aplicativo de cartera de créditos C&CTEX, efectuando posteriormente la migración de la información total de la cartera de créditos; análisis de la información incorporada y ajuste de la diferencias entre los aplicativos de cartera de créditos y de contabilidad.
1) Adecuar Aplicativo C&CTEX.2) Pruebas al aplicativo C&CTEX.3) Migración de información de créditos al aplicativo C&CTEX.4) Análisis de la información migrada.5) Ajustes pertinentes.
5
01/08/08
30/06/09
47.57




Vicepresidencia de Operaciones, Vicepresidencia de Crédito y Cobranza, Vicepresidencia FinancieraDirección de ContabilidadDirección de Tesorería.


GERENCIA DEPARTAMENTAL DE ANTIOQUIA - PUNTO DE CONTROL: REGIONAL NOROCCIDENTE

















13
11 01 001
El Asesor Comercial de presidencia no posee un documento que refleje las actividades bajo su responsabilidad dentro del plan de acción institucional.
Generada por deficiencias administrativas
Lo que imposibilita evaluar su gestión y emprender acciones correctivas oportunas.
A
Realizar el desdoblamiento estratégico del asesor comercial partiendo del plan estratégico corporativo.
Elaborar los objetivos, indicadores y metas del Asesor Comercial Noroccidente
1. Elaborar los objetivos del Asesor para la vigencia 2008. 2. Elaborar los indicadores para los objetivos definidos.
Documento
1
3/3/2008
30/12/2008
43.14





Oficina de Planeacion Asesor Comercila Noroccidente
14
1903003
En la Territorial Noroccidente del ICETEX Of.Medellín, algunas carpetas de Fondos en Administración y créditos tradicionales se encuentran desorganizadas, sin legajar y no están foliadas.
Lo anterior debido a falta de gestión documental.
Lo que ocasiona riesgo de pérdida de documentos.Debido al proceso de transformación y reestructuración adelantado por la Entidad y las dos declaratorias de desierto del proceso contractual
A
Ejecutar el Proyecto de Gestión documental de acuerdo con el Plan de trabajo presentado por el contratista
Centralizacion, Inventario, Transporte, Organización, Depuracion, Almacenamiento, Custodia, Conservacion y Consulta Del Archivo
Proceso de Inventario en Estado Natural
proceso
1
28/01/08
30/03/08
8.86





Secretaria General Grupo de Archivo y Correspondencia






Proceso de Centralización en Bogotá
proceso
1
30/03/08
15/11/08
32.86












Proceso de Organización y foliación de carpetas
proceso
1
01/05/08
30/12/08
34.71